Gli stati del workflow ti permettono di gestire l’ingresso dei contatti, l’avanzamento delle sessioni e le modifiche al flusso.
Puoi attivare o mettere in pausa un workflow subito oppure programmare il cambio di stato.
Quando devi aggiornare logiche e contenuti, ferma il workflow e riattivalo dopo le modifiche.
Prima di iniziare
Un workflow può trovarsi in quattro stati:
- Bozza: il workflow è stato creato e non è ancora stato attivato
- Attivo: possono entrare nuovi contatti e le sessioni già presenti avanzano secondo le logiche impostate
- In pausa: non entrano nuovi contatti, mentre le sessioni già presenti continuano il loro percorso
- Fermato: non entrano nuovi contatti e le sessioni già presenti restano ferme nel nodo in cui si trovano
Quando un contatto entra in un workflow, magnews crea una sessione: è il percorso del contatto all’interno del flusso. La sessione avanza seguendo i collegamenti tra i nodi e termina quando il contatto esce dal workflow.
La differenza tra un workflow in pausa e uno fermato riguarda le sessioni già presenti: in pausa continuano ad avanzare, mentre in un workflow fermato restano ferme fino alla ripresa dell’esecuzione.
Valida un workflow
Un nuovo workflow è in stato Bozza. Durante la costruzione puoi inserire i nodi, collegarli e configurare i contenuti delle comunicazioni.
I nodi con una configurazione incompleta sono segnalati da un’icona accanto al nome. Apri il nodo per completare o correggere le impostazioni.
Prima di attivare il workflow, clicca su “Valida”: magnews verifica la configurazione e ti indica quali nodi richiedono un intervento.
Testa il workflow
Dopo aver completato la validazione, puoi verificare il comportamento del flusso con un contatto di test.
Clicca su “Avvia test”, seleziona il database e scegli il contatto. Se il workflow ha più nodi di ingresso, seleziona anche il nodo da cui avviare il test.
Magnews crea una sessione di test per il contatto selezionato. Per visualizzarne l’avanzamento nel flusso, clicca su “Aggiorna”.
Durante il test puoi far avanzare la sessione senza aspettare tutto il tempo previsto dai nodi di attesa.
Attiva il workflow
Puoi gestire i cambi di stato sia dalla home del workflow sia dal designer.
Per avviare un workflow in Bozza o Fermato, clicca su “Attiva”. Nella finestra che si apre, scegli “Attiva” e indica quando avviare l’esecuzione:
- Subito: il workflow diventa attivo alla conferma
- A partire da…: scegli la data e l’ora dell’attivazione
Se il workflow è In pausa, clicca su “Attiva” e scegli direttamente quando attivarlo.
Quando il workflow sarà attivo, consentirà l’ingresso dei contatti che rispettano le condizioni impostate e farà avanzare le sessioni già presenti.
Se parti da un workflow Fermato, le sessioni riprendono il percorso secondo la configurazione aggiornata.
Programma un'azione successiva
Quando imposti l’attivazione, puoi già decidere quando interrompere l’ingresso di nuovi contatti.
Nella sezione “Programma un’azione successiva”, abilita “Metti in pausa a partire da…” e scegli la data e l’ora. La pausa deve essere successiva all’attivazione.
Ad esempio, puoi programmare l’attivazione del workflow all’inizio di una promozione e la pausa alla sua conclusione. Dopo la pausa non entreranno nuovi contatti, mentre le sessioni già presenti continueranno il percorso.
Metti in pausa il workflow
Usa la pausa quando vuoi interrompere l’ingresso di nuovi contatti e lasciare proseguire quelli già nel flusso.
Se il workflow è Attivo, clicca su “Metti in pausa” e scegli quando applicare il cambio di stato:
- Subito: il workflow passa In pausa alla conferma
- A partire da…: scegli la data e l’ora della pausa
Puoi anche programmare la ripresa: nella sezione “Programma un’azione successiva”, abilita “Attiva a partire da…” e imposta una data e un’ora successive alla pausa.
Se il workflow è in Bozza o Fermato, puoi portarlo direttamente in pausa cliccando su “Attiva” e poi “Metti in pausa”.
Controlla o annulla un'azione programmata
Quando programmi un cambio di stato, il workflow mantiene lo stato attuale fino alla data e all’ora impostate.
Nel designer e nella lista dei workflow, un’indicazione aggiuntiva mostra i cambi programmati. Ad esempio, “Attivo dal…” segnala un’attivazione futura, mentre “In pausa dal… al…” indica un periodo di pausa con successiva riattivazione.
Per annullare la programmazione, apri il menu dalla freccia accanto al pulsante “Attiva” o “Metti in pausa”, scegli “Annulla programmazione” e conferma. La stessa voce è disponibile nel menu di riga della lista dei workflow e degli asset del journey.
L’annullamento rimuove la programmazione e mantiene lo stato attuale del workflow.
Ferma il workflow
Per aggiornare logiche e contenuti di un workflow Attivo, clicca su “Ferma”.
Quando il workflow è fermato, non entrano nuovi contatti e le sessioni già presenti restano nel nodo in cui si trovano fino alla ripresa dell’esecuzione.
Puoi aggiungere o rimuovere nodi, modificare i collegamenti e aggiornare i contenuti. Quando riattivi il workflow, le modifiche si applicano anche alle sessioni già presenti: valuta quindi l’effetto degli aggiornamenti sui contatti che stanno percorrendo il flusso.
Puoi modificare anche un workflow In pausa, ma solo se non contiene sessioni attive.
Dopo le modifiche, valida il workflow ed esegui i test necessari. Clicca poi su “Attiva” per riprendere l’esecuzione subito o programmarla.
Sostituisci un workflow con uno nuovo
Se vuoi sostituire un workflow con un nuovo flusso, puoi lasciare che i contatti già presenti completino il percorso precedente.
Ad esempio, potresti creare un nuovo workflow di buon compleanno con contenuti e logiche aggiornati.
Metti In pausa il workflow precedente e attiva quello nuovo.
In questo modo, le sessioni già presenti continueranno nel vecchio flusso, mentre i nuovi ingressi avverranno solo nel workflow Attivo, anche se i due workflow hanno lo stesso nodo di ingresso.
Quando tutte le sessioni del workflow precedente saranno terminate, potrai fermarlo.